Haftanın bir bölümünü ofiste, kalanını uzaktan geçiren ekipler yaygınlaştıkça ofisin işlevi de değişti. Herkesin kendi masası olduğu sabit düzen, masaların yarısının boş durduğu bir tabloya dönüştü. Bu tabloyu düzelten şey daha fazla masa değil, farklı kullanım biçimlerine cevap veren ofis mobilyası modelleri oldu. Aynı metrekare, gün içinde farklı işleri karşılayacak şekilde kurgulanmaya başladı.
Değişimin özü şu: ofis artık herkesin aynı anda aynı işi yaptığı bir yer değil. Odaklanma isteyen iş, ekip çalışması, kısa görüşme ve video toplantı aynı katta yan yana duruyor. Mobilya seçimi de bu dört ihtiyacın hangisine ne kadar alan ayrılacağı sorusuna dönüştü.
Paylaşımlı masa düzeni ne zaman işe yarar
Paylaşımlı masa, aynı masanın farklı günlerde farklı kişiler tarafından kullanılması demektir. Doluluk oranı düşük olan ofislerde alan kazandırır ama her ekip için uygun değildir. Sürekli aynı ekranla çalışan, çift monitör veya özel ekipman kullanan birimlerde paylaşımlı düzen her sabah kurulum kaybı üretir.
Bu düzenin çalışması için iki tamamlayıcı parça gerekir: kişisel eşyaların bırakılacağı kilitli dolap birimi ve masa üstünü boş bırakan bir kablo çözümü. İkisi eksik olduğunda paylaşımlı masa kısa sürede yeniden sahiplenilir ve düzen kağıt üstünde kalır.
Paylaşımlı düzende masaların rezervasyonla kullanılması da bir yöntemdir ama bunun mobilya tarafında karşılığı vardır. Rezerve edilen masanın kimin olduğunu gösteren bir işaret alanı, ekran ve klavye bağlantısının tek hamlede yapılabildiği bir kablo çözümü ve masaya yaklaşınca hızlı ayarlanabilen bir koltuk bu düzenin çalışmasını sağlar. Bu üçü eksikse her sabah on beş dakika kurulum kaybı oluşur.
Odak alanı ile iş birliği alanını ayırmak
Açık ofisin en bilinen sorunu gürültüdür. Hibrit düzende bu sorun büyür, çünkü ofise gelen kişi genellikle video toplantıya da katılır. Çözüm bütün ofisi bölmek değil, sesli iş için ayrılmış küçük alanlar tanımlamaktır. Tek kişilik görüşme noktaları, panelle ayrılmış masa grupları ve ayakta kısa toplantı yapılabilen yüksek masalar bu işi görür.
Ayırma işini mobilyanın kendisi de yapabilir. Masa üstü paravanlar, yüksek sırtlı oturma birimleri ve dolapla kurulan hafif bariyerler duvar örmeden bölge tanımlar. Bu çözümlerin avantajı sabit olmamalarıdır: ekip yapısı değiştiğinde yerleşim de değişebilir.
Esnek modelin teknik karşılığı
Esneklik pazarlama sözü değil, üretim kararıdır. Bir masa grubunun sonradan büyütülebilmesi için ortak ayak sisteminin ek modül kabul etmesi gerekir. Bir dolabın bölme düzeninin değişebilmesi için raf deliklerinin ayarlanabilir olması gerekir. Toplantı masasının farklı düzenlerde kullanılabilmesi için modüler parçalara bölünmüş olması gerekir.
Bu nedenle model seçimi yapılırken tek soru şu olmalıdır: bu parça iki yıl sonra ekip büyürse ne olacak. Cevabı sadece yenisini alırız olan çözümler ucuz görünse de toplam maliyeti yükseltir. Proje bazlı üretim bu noktada avantaj sağlar, çünkü ölçü ve modül kararı ofisin bugünkü değil öngörülen düzenine göre verilebilir.
Modeller arasında seçim yaparken taşınabilirlik de değerlendirilir. Tekerlekli masa ve katlanır tablalı birimler, aynı alanın sabah eğitim akşam çalışma alanı olarak kullanılmasına imkan verir. Bu esneklik her ofiste gerekmez, ancak alanı kısıtlı olan şirketlerde ek metrekare kiralamanın önüne geçer.
Kaç masa yeterli sorusuna veriyle cevap vermek
Hibrit düzende masa sayısını çalışan sayısına eşitlemek gereksiz alan üretir. Gerçek ihtiyaç, ofisin en yoğun gününe göre hesaplanır. Çoğu şirkette bu gün haftanın ortasına denk gelir. Birkaç hafta boyunca günlük ofis doluluğu not edildiğinde ihtiyaç tahminden çıkıp ölçüye dönüşür.
Aynı ölçüm toplantı alanları için de yapılabilir. Kaç kişilik toplantıların ne sıklıkla yapıldığı bilindiğinde, sekiz kişilik sabit bir masa yerine birleştirilebilir dört kişilik iki masanın daha çok işe yaradığı görülebilir. İstanbul’da üretim yapan POLEN Mobilya gibi firmalarla çalışırken keşif aşamasına bu tür kullanım verisiyle gitmek, teklifin gerçek ihtiyaca oturmasını sağlar.